Claves para gestionar mejor tu tiempo

Actuar de forma urgente, entregar un trámite a última hora, contestar a todas las solicitudes… Después de un día repleto de actividades, te puede embargar un cierto sentimiento de poderío si lograste cumplir con todas tus tareas. Sin embargo, gestionar tu tiempo de forma eficiente es negarse a entrar en este círculo vicioso. Gestionar tu tiempo significa ser capaz de tomar distancia, incluso saber ser lento. Te doy aquí cinco claves:

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1. Saber jerarquizar y planificar

Es lo básico. Establece cada semana una lista de tareas, la famosa to do list. Te recomiendo aplicar también la matriz Eisenhower: es decir, clasifica tus tareas en cuatro categorías (lo importante y urgente, lo importante pero no urgente, lo urgente pero no importante, y lo que no es ni urgente ni importante). Concéntrate en lo importante, lo demás puede ser delegado o postergado.

2. Cazar a los robadores de tiempo

Los robadores de tiempo son todas esas pequeñas cosas imprevistas que te quitan tiempo y te alejan de tus tareas agendadas (visitas imprevistas, llamadas telefónicas, etcétera). No dudes en cerrar tu puerta y apagar tu celular durante un cierto tiempo para poder concentrarte en lo necesario.

3. Manejar tus correos electrónicos

Deja de contestar a tus correos a medida que vayan llegando a tu buzón. Es la mejor manera de perder tu día de trabajo con la sensación de haber estado muy ocupado. Puedes usar colores para clasificar los correos, y así contestar únicamente los que te tocan. Te recomiendo también abrir tu buzón solo tres veces al día. Llegando a la oficina, al mediodía y antes de irte. El resto del tiempo, tu buzón debe estar cerrado.

4. Ser un estratega del tiempo

El tiempo no corre siempre de la misma forma. Depende mucho de tu estado de ánimo. Unos son más eficientes a la mañana que a la tarde. El ambiente es importante también. Mejor estar en un ambiente silencioso para trabajar sobre un asunto delicado. Ser un estratega del tiempo consiste en saber detectar los momentos oportunos para ti y para los demás.

5. Tomar distancia

Ser un buen manager no significa ser un bombero que va apagando todos los fuegos a medida que están naciendo. Tienes que ser capaz de tomar distancia frente a las situaciones de emergencia. No se toma ninguna buena decisión en momentos de apuro. Sé lento, tómate el tiempo para recopilar toda la información,  es la mejor manera de tomar la decisión adecuada frente a una situación complicada.

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