Datos para tener reuniones productivas

Muchos de nosotros asistimos a juntas que no son nada productivas o vamos sin saber la razón. Desafortunadamente no podemos evitarlas, son importantes para el negocio debido a la lluvia de ideas, discusiones y el diálogo abierto entre todos.

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Sin embargo podemos hacerlas más efectivas. Para poder incrementar la eficiencia y no desperdiciar el tiempo de todos, te comparto cinco tips para las juntas efectivas:

1. No comiences tarde. Siempre hay personas que entran a la junta cinco o diez minutos tarde. No los esperes para iniciar, eso es malo para las personas que llegaron antes. Puedes hacer un resumen para los que llegaron después cuando ya se hayan discutido algunas cosas.

2. Prepara una agenda. Prepárate para la junta con los objetivos que quieras tocar. Manda esa agenda por correo a tus compañeros antes de verse para que puedan preparase ellos también. Asegúrate de que estos objetivos sean claros y todos los entiendan.

3. Asegura la participación de todos. Decide a qué personas vas a invitar. Si quieres que sea efectiva debes invitar a las personas correctas. El número de asistentes es un factor importante que puede determinar la eficiencia de la reunión. Revisa la lista de gente y pregúntate si es realmente necesaria.

4. No cambies de tema. Si quieres terminar con todo lo de la agenda, entonces no te distraigas con otras cosas. Si alguien trata de discutir otro tema recuérdale con respeto que eso no está en la agenda de ese día y que pueden verlo en otro momento.

5. Documenta tu junta. Delega a alguien para que tome notas durante la reunión. Termina con un plan de acción recapitulando quién va a trabajar en cada cosa. Después, manda por correo esas notas a todos los que atendieron con sus respectivas tareas. Asegúrate de mandarlo antes de 24 horas y haz un seguimiento unos días después para ver cómo van los empleados.

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