Empresas prohíben usar PowerPoint en reuniones

Empresas prohíben usar PowerPoint en reuniones. La reunión empezó puntual a las 9 de la mañana. Caras de sueño, miradas que se cruzaban de soslayo, y resoplidos que sonaban a resignación. El jefe dio enérgicamente los buenos días a los asistentes y encendió el proyector. Ahí estaba, el temido PowerPoint acechante con una batería de casi cien diapositivas esperando a devorar la paciencia de uno.

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Y comenzó el pequeño circo al que nos hemos habituado a asistir en la mayor parte de los trabajos: una audiencia atenta a una pantalla que desglosa con más o menos gracia el contenido de lo que se está exponiendo. Es tal la costumbre que de repente nos invade una incómoda somnolencia: es el efecto de la anestesia del PowerPoint que hemos cultivado a golpe de soporíferas reuniones.

En cuestión de minutos nuestro cuerpo juega hábilmente a dos manos: mantiene la postura y la mirada fija entre la pantalla y el orador, pero traslada al cerebro de vacaciones. Cualquier excusa sirve para evadirse de aquella tortura inútil: “Tengo que pensar en dónde iremos de vacaciones”, “¿y sin pinto del baño de azul?”… nuestro pequeño saboteador activa todos los sentidos y mantiene el mínimo de alerta para mantener las constantes en esta ficción en la que uno pretende estar absolutamente abstraído por el interés de la presentación. Los habituales de esta situación saben que una pregunta a bocajarro en este punto puede ser devastadora, pero se asume el riesgo. No queda otra.

Pocas organizaciones se atreven a cortar con esta absurda pérdida de tiempo, pero cada vez son más los que están declarando la guerra a esta orgía de improductividad. Un grupo de investigadores trabajando en el célebre colisionador de hadrones decidió acabar con esta agonía prohibiendo terminantemente el uso del PowerPoint en las reuniones.

En su lugar se instó a utilizar pizarras en las que el orador podría reflejar lo explicado en el caso en que fuera necesario. El resultado fue tan inmediato como impactante: los asistentes comenzaron a atender con todos los sentidos a lo presentado. “La comunicación comenzó a ser bidireccional, en lugar de monólogos ininterrumpidos de 25 minutos”, explica Andrew Askew, uno de los participantes en este proyecto.

Un escudo para el presentador
Otro de los sorprendentes efectos llegó rápido: las presentaciones pasaron a ser notablemente más largas, como consecuencia de la interacción activa que antes hemos mencionado, y es que los asistentes comenzaron a preguntar y a aportar, enriqueciéndose la presentación.

Otro de los efectos colaterales fue sorprendente: de repente, se redujo drásticamente el número de presentaciones. ¿El motivo? La pizarra expone más las habilidades del orador y sus aptitudes, ya que se somete a un escrutinio constante por parte de los asistentes y sus preguntas. En este sentido, el PowerPoint actuaba como una barrera protectora que ocultaba las carencias del orador.

El sopor de una presentación monótona acompañada de una consecución interminable de diapositivas puede con cualquiera, pero sobre todo alimenta un circo al que nos hemos acostumbrado de nula eficacia, teniendo en cuenta que se están inmovilizando muchos recursos de la empresa.

Pero la fiebre anti PowerPoint no es nueva: figuras relevantes como Jeff Bezos han prohibido terminantemente su utilización en las reuniones. El fundador de Amazon propone a los oradores que redacten un memorando de un máximo de 6 páginas en el que resuman la esencia de lo que se va a presentar y así se debate después el contenido.

El de Alburquerque coincide con lo sucedido entre los científicos que antes hemos mencionado al afirmar que el PowerPoint pone las cosas más fáciles al orador, pero más complicadas al asistente. Y luego está el tiempo que se pierde creando las animaciones y formateando las presentaciones: “Hay miles de directivos dedicando horas para escoger la fuente y los colores”, explicó al New Yorker un exempleado de Microsoft dedicado a este producto.

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