Tips para evitar las fugas de efectivo en las empresas

Las pequeñas y medianas empresas tienen una lucha constante por evitar las fugas de efectivo en sus operaciones. Los empresarios financieros se enfrentan a decisiones de suma importancia para el desarrollo de su compañía, como elegir proveedores, adquirir insumos o reemplazar el equipo desgastado.

Tener pagos atrasados puede generar condiciones desfavorables con proveedores e incluso indicadores negativos en el historial crediticio. Por eso, administrar de manera eficaz el flujo de efectivo se convierte en una actividad vital en cualquier empresa.

En algunos casos, el descontrol financiero comienza al no tener una visibilidad real de las entradas y salidas de dinero, por no tomar en cuenta los ingresos sobre los egresos. Por ejemplo, ingresar facturas por consumos que no se tenían contemplados o no se planearon correctamente como lo son comidas con nuevos prospectos, gastos extras en eventos con clientes, viajes de último momento y más.

La falta de visibilidad en los gastos, ocasionan que el área de finanzas no pueda hacer proyecciones de flujo de capital concretos. En este tipo de situaciones, lo primero que se debe hacer es identificar, controlar y prevenir con las herramientas y soluciones adecuadas.

Existen sistemas automatizados de pago que pueden ayudar a mantener cada una de las entradas y salidas de efectivo ordenados. Los sistemas manuales que usan algunas empresas son más propensos al error humano, además la automatización ahorra tiempo y recursos a clientes y proveedores.

De igual manera, los imprevistos siempre sucederán, por eso es recomendable que también se destine una cierta cantidad en la planeación para evitar que las finanzas de la organización se descontrolen.

Expertos en el tema de finanzas corporativas de la empresa American Express hacen tres recomendaciones para mantener las finanzas equilibradas.

1. Lugar

Conocer el sitio en el cual se realizó la transacción es importante para ver el tipo de consumo, si es un proveedor, restaurante, gasolina o algunos más. Estos datos aportan información del lugar y frecuencia de consumo para crear un posible patrón.

2. Monto

El conocimiento de la transacción será mucho más sencilla si se rastrea con un estado de cuenta. Conocer los montos aprobados mediante políticas internas provienen del mal uso de recurso. Un medio de pago como la tarjeta corporativa permite poner límites de gastos a los empleados, áreas de negocios y también a los proveedores.

3. Fecha

Aunque existen establecimientos que reportan los cargos únicamente en ciertos horarios, las fechas son vitales para ordenar los gastos por mes y por ciclos. De esa forma se analiza si el gasto es frecuente, estacional o esporádico.

Los sistemas tienen capacidad de controlar el uso de efectivo porque el gasto se verá reflejado a través de reportes electrónicos y límites de consumo, con esto no sólo se evitan las fugas de efectivo sino también los cargos fraudulentos.

En México existen diversos sistemas de pago, flexibles y seguros que se pueden utilizar en otros países y que pueden beneficiar a la empresa.

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